En la oportunidad asistieron referentes de los organismos encargados de brindar seguridad: el Consejo Provincial de Seguridad Vial, Municipalidades de San Fernando del Valle, Valle Viejo y Huillapima, Dirección de Seguridad Vial de la Policía de la Provincia, Defensa Civil y FAVIATCA.
La Carta Operacional para tal evento hace mención de los principales puntos a tener en cuenta, como por ejemplo, la instalación de Carpas de Defensa Civil en Plaza El Aborigen, en localidad de La Bajada sobre Ruta Nacional 38 y en la Gruta de la Virgen del Valle, por su parte Policía de la Provincia, instalará Carpas en acceso a localidad de El Portezuelo y en el Parque Adán Quiroga.
Los controles de la Ruta Nacional 38 estarán a cargo de la Dirección de Seguridad Vial, en coordinación con móviles de la Agencia Nacional de Seguridad Vial; por su parte el Municipio de Huillapima y la Jefatura de Zona A de la Policía Provincial controlaran el acceso sur de Ruta Nacional 38.
El Consejo Provincial de Seguridad Vial, proveerá a los peregrinos, caminantes, y motoristas de una banderita Reflectiva en color amarillo con la inscripción “yo visité la Virgen del Valle”.
El Operativo de Seguridad comenzará a ejecutarse a partir del día 6 de Diciembre y finalizará el día 9 de Diciembre. Al finalizar la reunión los participes propusieron la posibilidad de crear de un Comité Consultivo Permanente de Seguridad Vial. Dicha propuesta fue aprobada por los presentes, quedando dicho comité en funcionamiento a partir del día de la fecha.